Ao longo da carreira, o médico passa por fases muito diferentes, entre plantões, início de consultório, expansão de agenda, abertura de clínica ou sociedade. Em cada momento, a forma como a rotina financeira é organizada muda bastante. É totalmente normal começar com planilhas e controles manuais e, com o tempo, perceber que isso já não dá conta do volume de informações.
Aqui, vamos comparar o uso de planilhas com o uso de um aplicativo de contabilidade para médicos, como o app Mitfokus, mostrando qual opção faz mais sentido em cada jornada profissional, para que você consiga enxergar onde está hoje e qual é o próximo passo para profissionalizar a gestão do seu CNPJ. Vamos lá?
Por que tantos médicos começam com planilhas?
Planilhas têm algumas vantagens claras no início de uma carreira, pois não exigem investimento inicial, são montadas rapidamente (existem diversos modelos na internet) e nos trazem a sensação de controle, já que tudo é preenchido na mão.
Para o médico que acabou de abrir o CNPJ e emite poucas notas fiscais, uma planilha de entradas e saídas pode até funcionar, mas com o passar do tempo começa a mostrar limitações. O médico atende pacientes, opera, faz plantões, participa de congressos e ainda precisa equilibrar a vida pessoal, ou seja , ele não vive em função do computador e planilhas exigem uma disciplina diária para atualização manual.
Quando a agenda enche, é comum que a atualização da planilha fique para depois. E, quando percebe, já passou um mês inteiro sem registrar as entradas e saídas e aumenta o risco de perder o controle financeiro do CNPJ.
Quando o aplicativo de contabilidade começa a fazer mais sentido
O aplicativo de contabilidade se faz necessário quando a complexidade da rotina aumenta. Normalmente acontece quando o médico passa a atender em mais de um local e consequentemente o volume de notas fiscais emitidas cresce. Ele começa a se preocupar com qual regime tributário é mais vantajoso e sente que está perdendo tempo com tarefas operacionais.
O app da Mitfokus reúne tudo o que uma planilha não entrega:
- emissão de notas fiscais com alíquotas otimizadas,
- histórico organizado de NFs,
- visão de faturamento, impostos e economia gerada,
- calendário de tributos,
- integração com a contabilidade especializada.
Existem também médicos que gostam de manter uma planilha para certos indicadores, mas usam o aplicativo como fonte oficial de dados, já que é ali que estão o faturamento, os impostos, o histórico de notas e os documentos. A planilha, então, passa a ser uma ferramenta complementar para relatórios personalizados, eventualmente montados com base nas informações que saem do app.
O que usar em cada momento da carreira médica
Fase 1: início de carreira
Situação: plantões, início de consultório, poucos contratos.
Desafio: entender quanto realmente está entrando e quanto separar para impostos.
Ferramenta: uma planilha bem organizada pode atender, desde que você tenha disciplina para atualizá-la.
Nessa fase o médico já pode fazer uso de um aplicativo, assim não precisará lembrar de atualizar manualmente tudo que acontece e ainda conta com orientação tributária embutida nas emissões de nota.
Fase 2: consolidação da carreira
Situação: agenda mais cheia, vários prestadores, repasses diferentes.
Desafio: conciliar notas, repasses e impostos sem perder prazos.
Ferramenta: aqui o aplicativo passa a ser praticamente indispensável.
A possibilidade de emitir notas com poucos cliques, visualizar o faturamento em tempo real, receber notificações de impostos e ter um histórico organizado faz com que o médico reduza o risco de problemas com o fisco ou com a própria organização financeira.
Fase 3: expansão e gestão de clínica
Situação: passa a ter uma clínica própria, sociedade ou equipe.
Desafio: gerir várias fontes de receita, profissionais, custos fixos e variáveis.
Ferramenta: um aplicativo de contabilidade integrado à contabilidade especializada e a outros sistemas de gestão da clínica.
Aqui as planilhas são limitadas e passam a ser um risco, pois a chance de falha humana cresce, e qualquer erro pode ter impacto financeiro relevante.
Como dar o próximo passo!
Se você é médico, e sente que está no limite do que consegue administrar com planilhas, considere a migração para um aplicativo pensado para a realidade da medicina. O aplicativo Mitfokus foi desenvolvido para colocar a contabilidade do médico na palma da mão e liberar tempo para o que realmente importa.
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